أساليــب إدارة الاجتماعات

الاجتماع هو تجمع شخصين أو أكثر في مكان معين للتداول والتشاور وتبادل الرأي في موضوع معين. والإدارة الفعالة للاجتماع هي التي تجعله يحقق الأهداف المرجوة منه في أقل وقت ممكن ويرضى عنه غالبية المجتمعين ولا شك أن وجود الاجتماعات في أي منشأة يساعد على تبادل الخبرات بين العاملين، ومن خلالها يتم تقديم أحدث وأوضح المعلومات من أوثق المصادر للمسؤولين بشكل خاص وللعاملين بشكل عام، وتعطي الفرصة للجميع للمشاركة في اتخاذ القرارات، وبالتالي تبث الحماس فيهم لتنفيذها وتحمل المسئولية في ذلك، وتكرس روح الفريق إن 80% من نجاح الاجتماع يحدد قبل انعقادة..ويمكن تقسيم الاجتماعات في أي عمل إلى ما يأتي:

1- اجتماعات تبادل المعلومات، والغرض من هذه الاجتماعات هو تبادل المعلومات لعمل بين العاملين بصورة جماعية مما يوفر للمنشأة الوقت والجهد أفضل مما لو تمت بصورة فردية .

2- اجتماعات اتخاذ القرارات، وهي تلك الاجتماعات الخاصة باتخاذ القرارات في القضايا الهامة.

3- اجتماعات البحث والدراسات، والغاية من هذه الاجتماعات هي التباحث والتدارس من خلال ما يسمى بالعصف الذهني والفكري، ويمكن في هذه الاجتماعات تكوين أكثر من مجموعة عمل، وكل مجموعة تكلف ببحث ودراسة جانب جزئي من الموضوع العام.

4- اجتماعات طارئة، وهي الاجتماعات التي تدعو إليها حاجة طارئة غير متوقعة وغير متضمنة في خطط المنشأة

5- اجتماعات روتينية دورية، وهي تلك الاجتماعات المتضمنة في برنامج العمل في المنشأة

6- اجتماعات مظهرية شكلية احتفالية إعلامية، وتسمى بالاجتماعات البروتوكولية، وهذا النوع يختلف عن الأنواع السابقة في أنه اجتماع غير منتج بعكس السابق.

ويمكن تقسيم الاجتماعات بطريقة أخرى كما يلي:
1- من حيث المدة:

‌أ) اجتماعات دورية، وهي التي تُعقد بصورة دورية سواء كانت أسبوعية أو شهرية أو سنوية... الخ، ويغلب عليها الطابع الرسمي، ومن أمثلتها اللجان الدائمة والمجالس في الإدارات الحكومية والشركات.

‌ب) اجتماعات غير دورية، وهي التي تُعقد كلما دعت الحاجة إليها لبحث مشكلات أو موضوعات طارئة، وليس هناك وقت محدد لعقدها.

2- من حيث الشكل:

اجتماعات رسمية، وهي التي يتحكم في تكوينها وفي سير إجراءاتها قوانين وأنظمة محددة داخل المنشأة.

‌أ) اجتماعات غير رسمية، وهي التي لا يحكم تكوينها قوانين أو أنظمة محددة، وتتسم بالمرونة والسهولة، ولا يوجد لها قواعد أو أصول للمناقشة أو كيفية اتخاذ القرار.

وتُعد الاجتماعات من أكثر وسائل الاتصال أهمية، وتأتي أهميتها في دورها الحيوي كوسيلة اتصال فعالة سواء على مستوى الأفراد أو على مستوى التنظيمات، حيث يمكن من خلالها تحقيق الأمور التالية:

1- التوصل إلى دراسات كاملة وشاملة ومستفيضة ومتأنية للقرارات المتعلقة بالمواضيع الكبيرة، وذلك من خلال تنوع خبرات وتخصصات الأعضاء، ونقاشاتهم البناءة القائمة على المشورة وتبادل الرأي.وكسب الكثير من خبرات المشاركين

2- التوصل إلى قرارات جماعية تتسم بالنضج والعمق والصدق والموضوعية بعكس القرارات الفردية التي تعتمد على قدرات شخصية، وتتسم أحياناً بالتحيز والمصالح الشخصية.

3- التنسيق بين مختلف أوجه الأنشطة والجهود بين الإدارات والأقسام داخل المنشأة الواحدة أو مع المنشأت الأخرى.

4- إتاحة الفرصة للموظفين حديثي الخبرة للاحتكاك بمن هو أقدم منهم خبرة وممارسة وتجربة.واشكر وثني على الفكرة والعمل الجيد والتعامل مع الجميع بمعيار واحد

5- إتاحة الفرصة للقادة الإداريين والمشتركين في الاجتماع لتوصيل آرائهم وتوجيهاتهم ووجهات نظرهم إلى بقية العاملين عن طريق الأعضاء المشاركين، كما تتيح في نفس الوقت توصيل مطالب وشكاوى العاملين.

6- رفع معنويات الأعضاء المشاركين من خلال إتاحة الفرصة لهم للتعبير عن آرائهم وأفكارهم والمشاركة في صنع القرارات.والدمج بين وجهات النظر المختلفة لاتصادر الأفكار غير التقليدي(الإبداعية) لأتعرض اقتراحك كأنها حلول نهائية ولها أفضلية التنفيذ

ولكي يكون الاجتماع منتجاً ومثمراً ويستفاد منه الفائدة القصوى، لابد من جودة الإعداد له، وحسن الإدارة أثناءه، ودقة المتابعة بعده.

عوامل النجاح قبل الاجتماع:

1- استبعاد الاجتماع عندما لا يكون له حاجة، إذ أنه يصبح حينئذٍ مضيعة للوقت وإهداراً للجهود والإمكانات.

2- يجب تحديد هدف الاجتماع بوضوح قبل الدعوة للاجتماع.

3- لابد من تحديد زمان ومكان الاجتماع بوضوح لا ليس فيه، وينبغي مراعاة أن يكون ذلك مناسباً لأغلبية المشاركين في الاجتماع.

4- يجب إعداد جدول أعمال الاجتماع قبل الاجتماع بوقت كافٍ ويكون إعداده من قبل لجنة تحضيرية خاصة بذلك أو يكون من قبل الجهة المسئولة عن الاجتماع والداعية له.

5- من لوام نجاح الاجتماع إبلاغ المشاركين بهدف الاجتماع وجدول أعماله وزمانه ومكانه وما قد يطلب من بعضهم بصورة خاصة، ويكون ذلك قبل الاجتماع بوقت كافٍ يمكنهم خلاله الاستعداد للاجتماع، ويقدر وقت كل اجتماع بما يناسبه.

6- يلزم الجهة التي تعد للاجتماع أن تجهز له ما يحتاج إليه من أوراق وأقلام وسبورة وغذاء وماء وأجهزة عرض وملفات معلومات ووسائل نقل وأماكن نوم إن طال الاجتماع وأمثال ذلك.

7- لنجاح الاجتماع لابد أن يُعد المسؤول عن إدارته خطة لذلك.

8- ينبغي لكل مشارك في الاجتماع أن يُعد نفسه بدنياً ونفسياً وفكرياً ومعلوماتياً للاجتماع، وأن يستعرض نفسيات المشاركين في الاجتماع وكيف سيتعامل معهم.

عوامل النجاح أثناء الاجتماع:

1- التزام الجميع بالحضور في الوقت والمكان المحددين سلفاً.

2- الحضور للاجتماع بنشاط وحيوية، وألا يكون مرهقاً.

3- السلام على الجميع عند الحضور وتحيتهم بتحية الإسلام.

4- افتتاح الاجتماع بحمد الله والصلاة والسلام على رسول الله، ثم تلاوة شيء من القران إن أمكن.

5- التعريف بالحضور إن لم يسبق بينهم تعارف، وبيان مهمة كل واحد في الاجتماع.

6- اختيار مسئول الاجتماع ومقرره إن لم يسبق بيان ذلك.

7- تذكير الحاضرين بجدول الأعمال وترتيبه في العرض وزمن كل فقرة من الجدول إن أمكن ذلك.

8- تحديد نهاية الاجتماع ليكون الجميع على بينة من أمرهم.

9- إتاحة الفرصة للجميع للمشاركة في الحوار والنقاش بالعدل والسوية.

10- عدم الخروج من أي فقرة من الفقرات جدول الأعمال قبل اتخاذ قرار محدد وواضح فيها، وتسجيل ذلك أولا بأول، ولابد أن تكون القرارات بالإجماع أو الأغلبية من الحاضرين أو حسب لوائح ونظم المنشأة.

11- لفت نظر أي عضو يخرج في حديثه عن موضوع الاجتماع أو يعود للحديث فيه بعد اتخاذ قرار فيه أو يسيء إلى غيره، وليكن هذا التذكير بأدب ولطف في التعبير.

12- في نهاية الاجتماع تُعلن القرارات والنتائج التي تم التوصيل إليها، وما يخص كل عضو منها.

13- إنهاء الاجتماع في وقته المحدد، وعدم تمديده إلا لضرورة أو بموافقة الحاضرين.

14- أعط فترة استراحة قصيرة (10 دقائق) بعد ساعة من الاجتماع

15- سير الاجتماع مسؤولية كل المجتمعين وليس القائد ولهذا تقاس جودة الاجتماعات بجودة المشاركين

عوامل النجاح بعد الاجتماع:

1- تزويد كل عضو بما يخصه من قرارات الاجتماع.

2- تبليغ الجهات التي لم تحضر الاجتماع بما يجب عليها تنفيذه من قراراته.

3- حسن توديع المشاركين في الاجتماع.

4- وضع خطة تنفيذية لتنفيذ قرارات الاجتماع، ودوام متابعة ذلك، وتقويم مدى التقدم نحو تحقيق هدف الاجتماع.

القوى المؤثرة في الاجتماعات (علم النفس للاجتماعات) العاصفة والنقاش والرد:

1- التفكير الفردي والسلوك الفردي يتأئران بالمجموعة

2- يتم الضغط على الأشخاص الذين يعبرون عن شكوك وتحفظات ويتساءلون عن مدى صحة أراء الأكثرية وذلك بقبول إجماع المجموعة

3- الأشخاص الذين يتخذون موقفاً في الاجتماع يشعرون أنهم سيفقدون مصداقيتهم إذا تخلوا عن هذا الموقف بغض النظر عن الإثباتات التي تقدم خطاً ذلك الموقف.

4- قد يتحامل الأشخاص بعضهم بعضاً بتبني مواقف واحدة

5- الصمت لايعني بالضرورة الموافقة التامة اوعدم الاعتراض (لغة العيون)

6- تميل أراء المجموعة أما إلى التحفظ الزائد يسع الأفراد مايسع الجماعات والمخاطرة الزائدة

7- من سمات الاجتماعات أنها كثيرة الكلام قلية الإعمال

8- الانهماك في مناقشات كلامية وقد يتحدى المشاركون بعضهم بعضاً

9- فض النزاع بين المشاركين

10- إذا كان هناك شخصان معروف أنهما كثيرا المحاجة والمناقشة فيما بينهما فمن الأفضل أن لايجلسا بجانب ومقابل بعضهما في الاجتماع.

كلمة اخيرة :

تعتبر الاجتماعات سلاح ذوحدين مضيعة للوقت ،الخصام، سوء العلاقات أوسيلة جيدة للإشراك المجموعة في العمل، الاجتماعات وسيلة وليست هدف لذتها ، كثرة الاجتماعات واللجان الفرعية ظاهرة غير صحية في المنشأة والإدارة.كل عمل لا يمثله الواقع الفعلي التطبيقي لهو هباء كالشجرة التي لا ثمرة لها ، لذا ينبغي السعي الصادق والمحاولة الجادة الفعالة من المشاركين لتمثيل التوصيات وإظهار نتائج ما أسفر عنه الاجتماع ممثلة بالواقع الملموس وقد يتطلب الأمر متابعة لما بعد الاجتماع وتوفر معلومات بمثابة تغذية راجعة ( Feedback ) لما هو عليه الوضع بعد الاجتماع