طرق كتابة وإعداد التقارير

أولاً : حدد هدفك من إعداد التقرير :
من أنت وماذا تريد من التقرير ؟ ، حاول أن تحدد بوضوح هدف التقرير في ضوء حدود سلطاتك وصلاحيتك.حدد الموضوع في ذهنك بوضوح مجال هدف تقريرك وبصفة عامة ستجد أن الهدف إما:

1- إعطاء معلومات وحقائق وإبلاغ نتائج . 2- تقديم مقترحات وتوصيات، 3- وسواء تضمن التقرير حقائق أو مقترحات أو كليهما معاً فلابد من الحرص على توضيح ذلك كله حتى لا يختلط الأمر على القارئ .

ثانياً : حدد هدف قارئ التقرير : 

 أسأل نفسك :ما الذي يحتاج قارئ التقرير إلى معرفته ؟ما الذي يعرفه عن الموضوع من قبل ؟كيف يمكنني أن أضيف معلومات جديدة إلى معلوماته الحالية عن الموضوع؟كيف سيستخدم التقرير وعلى أي وجه سينتفع به ؟ويجب أن تتذكر أن من واجبك أن تلبي احتياجات قارئ التقرير ، هل ينظر إلى موضوع التقرير نظرة عملية أم فنية أم إدارية ؟

ثالثاً : حدد المادة التي ستعدها في التقرير :

اجمع الحقائق والأفكار عن موضوع التقرير ، سواء بواسطة التجربة أو الملاحظة أو القراءة أو الحوار مع الآخرين . وهذا مجال كبير ، يزيد بكثير عن عملية أعداد التقارير نفسها راجع الأفكار والحقائق لتتحقق من صحتها .

سجل جميع الحقائق الأفكار :
- دون في مذكرتك كل الحقائق والأفكار المتعلقة بالموضوع. وفي هذه المرحلة يمكن إتباع أي ترتيب تملية الظروف . ومع ذلك ، إذا كان في ذهنك تقسيم واضح لأجزاء التقرير فيمكنك أن تخصص صفحة أو بطاقة خاصة لكل قسم من الأقسام. وعلى سبيل المثال إذا كان موضوع التقرير صناعياً. فإن الموضوع سيقسم نفسه بحكم طبيعته إلى جواب فنية ، وجوانب مالية ، وجوانب إدارية .المرحلة الثانية : الترتيب يمكنك أعداد تقرير دقيق ومنطقي ومرتب إذا تمت مراعاة النقاط العشر التالية :

سجل هدفك في عبارة واحدة موجزة وجامعة:
بحيث توضح مدى فهمك للمهمة الموكلة إليك، ولكي تعفيك من تقديم أفكار أو توصيات لا تخدم هدف التقرير ، ثم أختر عنواناً يوضح هدفك .

أدرس الأفكار والحقائق التي جمعتها :
تخلص من كل فكرة ترى أنها غير مفيدة أو ضرورية لتحقيق هدفك، سجل أي أفكار أو حقائق تبدو هامة أو مفيدة.راجع التقسيمات الرئيسية مراجعة دقيقة : إذا لم تكن قد قمت بإعداد التقسيمات في مرحلة سابقة ، فكر الآن في التقسيمات الرئيسية التي ستأخذ بها . أختر عنواناً لكل قسم. أكتب كل عنوان في ورقة منفصلة وبطاقة ورق خاصة، وسجل قائمة بالفقرات التي يقع عليها اختيارك ( في أوجز عبارة ممكنة ) تحت العناوين المناسبة لها

رتب أجزاء التقرير :
أعط رقما لكل قسم من أقسام التقرير حتى يمكن الرجوع إليه في أي مناقشة للتقرير .رتب المحتويات الداخلية في كل قسم بأسلوب يسهل على القارئ فهمة ومتابعة : تقدم مع القارئ خطوط بخطوة وتدرج به من المعروف إلى المجهول. إذا كان هناك عدد من الفقرات تحت العنوان الواحد فيمكنك أن تعطي كل فقرة رقماً. أن مثل هذا الإعداد الدقيق هو الوسيلة الوحيدة لشرح الموضوعات المعقدة. وينبغي أن يكون هدفك طوال هذه المرحلة هو تصنيف المعلومات التي وقع عليها اختيارك إلى مجموعات قليلة ذات ترتيب يسهل فهمه . وفي بعض الأحيان قد نجد أنه من الضروري أن تقاوم أغراء الإسهاب في الكتابة في النتائج التي توصلت إليها ، لا لشيء ، إلا لأن الحقائق التي قات عليها تلك النتائج قد تطلبت منها وقتاً طويلاً لتجميعها .تأكد من أن الاستنتاجات أو التوصيات التي تتوصل إليها تنسجم مع الحقائق وتتفق معها : حدد هل من الأفضل أن تجمع هذه النتائج أو التوصيات في قسم خاص بها بحيث تمثل الاستنتاج الطبيعي الذي تلخص به التقرير أو أن الأفضل توزيعها على الأقسام التي تتعلق بها .و قد تجد أنه من الأنسب أن تجمع بين الطريقتين بأن تذكر الاستنتاجات والتوصيات قسماً وراء الآخر . وأن تعيد عرضها مجمعة مرة أخرى في نهاية التقرير .راجع العنوان الرئيسي وعناوين الأقسام بدقة: أن هذه العناوين ينبغي أن تحدد الموضوع الرئيس الذي تتحدث عنه ولا تقتصر على مجرد الوصف. وتذكر أن الإيجاز مطلوب دائماً. لعل ثلاث أو أكثر كلمات واضحة ودقيقة أفضل من كلمتين غامضتين تحملان التأويل والتفسير .

أدرس مدى فائدة الاستعانة بالصور والأشكال التوضيحية :
لتكملة الكلمات أو الاستعاضة عنها: إن شكلاً توضيحياً جيداً ومعبراً قد يكون أفضل من صفحة كاملة مكتوبة ( قارن بين الوصف بالكلام والنثر وبين صورة قصر أو نهر أو فتاة ) .أدرس مدى فائدة استخدام الهوامش : إذا تم استخدام الهوامش بكفاءة فإنها لن تعيق تدفق الأفكار والمعلومات. وتستخدم الهوامش بهدف :-بيان مصادر الاقتباس أو المراجع المشار إليها في التقرير .الإشارة إلى مصادر يمكن الحصول منها على معلومات إضافية .شرح بعض ما ورد في التقرير الذي يكون واضحاً بالنسبة لبعض القراء، وغامضاً بالنسبة للآخرين .

أدرس مدى إمكانية رفع بعض التفاصيل من أجزاء التقرير الرئيسية لوضعها في ملاحق خاصة:
أن الملاحق تؤدي وظيفة مشابهة لوظيفة الهوامش، فهي تفيد في استبعاد التفاصيل التي تشتت ذهن القارئ عن الخط الأصلي للموضوع، وبهذا يتمكن القارئ من متابعة الفكرة الأصلية للموضوع دون مقاطعة . وقد يكون من المفضل في بعض الأحيان عرض هذه التفاصيل موجزة ضمن التقرير ذاته.المرحلة الثالثة : كتابة التقرير 1-الأسلوب :من الأفضل دائماً أن تعرض التقارير الإدارية والعملية والفنية بأسلوب واضح سهل الفهم .

-ثانيا الترتيب :
قد يكون من الأفضل أحياناً لكي تساعد القارئ عند قراءته للتقرير أن تضع أرقاماً أو حروفاً مسلسلة للفقرات التي يتكون منها كل قسم . ويجب إتباع نفس نظام الأرقام أو الحروف المسلسلة طوال القسم، بحيث يكون النظام موحداً داخل القسم، ومن بين النظم المستخدمة بكثرة في أعداد وترتيب التقارير الحكومية إعطاء رقم مسلسل لكل فقرة من فقرات التقرير على التوالي من المقدمة حتى الملخص النهائي.أي أن الترقيم يشمل جميع أجزاء التقرير في وحدة واحدة. ولهذا الأسلوب في الترقيم مزاياه وخاصة في حالة التقارير المطولة إذا يحقق الدقة الكاملة وسهولة الانتقال من أي جزء من التقرير إلى أي جزء آخر ، وذلك بمجرد ذكر أرقام الفقرات. ومن الواضح أن مثل هذا النظام الشامل للترقيم يغني عن الإشارة إلى الفصول أو الأقسام أو الصفحات ، ولكن هذا الأسلوب ينبغي ألا نسرف في استخدامه ، فهو لا حاجة غليه في التقارير الموجزة المتماسكة ، المتتابعة الأحداث.

ثالثا-الأشكال والرسوم التوضيحية :
أثناء كتابة التقرير يجب أن تفكر في الرسوم والأشكال التوضيحية التي يمكنك الاستعانة بها . فكثيراً ما يكون هناك تلازم وارتباط بين المادة المكتوبة والأشكال والرسوم التوضيحية . ويجب أن يشار إلى كل شكل أو رسم على الأقل مرة واحدة في ثنايا التقرير. كما يجب أن يتم تمييز كل شكل أو رسم بعنوان أو تعليق. وإذا تضمن تقريرك أكثر من شكلين أو ثلاثة، فإن من الأفضل ترقيمها تحقيقاً لسهولة الإشارة إليها. ويلاحظ أن الرسوم والأشكال التوضيحية قد تكون لها أهمية ودلالة عامة بالنسبة لقسم أو أكثر من التقرير ومن ثم يشار إليها عدة مرات في متن التقرير، وهنا يكون من الأنسب أن نشير غلى الشكل في موضع يسبق الشكل نفسه. ومن ناحية أخرى قد يكون هدف الشكل أو الرسم إيضاح فكرة واحد. ومن ثم يشار إليه مرة واحدة في التقرير. وعندئذ يجب أن يوضح الشكل أقرب ما يمكن إلى مكان الإشارة، ويتحقق الوضوح الكامل من الرسم إذا جاء بعد الإشارة غليه مباشرة

رابعا المقدمة :
كل تقرير يحتاج إلى مقدمة ربما بضعة سطور أو بضع صفحات حسب حجم التقرير، ومع أن المقدمة تأتي دائماً في صدر التقرير، إلا أنها كثراً ما تكتب بعد الانتهاء من كتابة كل أجزاء التقرير الأخرى. وتعتبر المقدمة المجال الطبيعي لعرض الأفكار العامة والتمهيد لما يجئ في التقرير . ويحسن أن تتجنب التفاصيل التي تتعلق بالأجزاء الرئيسية للتقرير أو بالملاحق .ويجب أن تشمل المقدمة ولا سيما في التقارير الطويلة :اسم ووظيفة من سيقدم إليه التقرير فإذا كان التقرير سيقدم إلى عدد من الأشخاص فيمكنك تصنيفهم إلى قسمين إذا تطلب الأمر ذلك ، منها قسم يتسلم التقرير للعلم والإحاطة .اسم من قام أو قاموا بإعداد التقرير .إسناد التقرير إلى ما تم كتابته بناء عليه ( تكليف ، واجب وظيفي ، .... ) تاريخ إعداد التقرير وتسليمه .الصفات المثالية في كاتب التقارير : أحد أفضل وسائل وصف استخدام التفكير الإبداعي والمنطقي هو وصف الكاتب الحريص في فحصه وفي إعداده للتقرير :لديه درجة عالية من التحفيز وليس مجرد فرد لديه كثير من الحلول السهلة السريعة للمشاكل.لديه شغف شديد وحب استطلاع ويسأل الكثير من الأسئلة التي تؤدي إلى إجابات جديدة وبناءة.يضع خطة مقترحة لكتابة التقرير تتضمن أكبر عدد من العناصر .يتبنى افتراض جديد باستمرار أو يحاول تحديد الافتراضات القديمة ، و يقوم بتطوير الاحتمالات والنظريات الجديدة .يستخلص توقعات مبنية على افتراضات وحقائق ونظريات .يفهم العلاقات ، والمسبب والتأثير والتماثل والتباين ، يزن المزايا والعيوب ويرى جميع جوانب المسألة ينظر إلى الأمام ، ويسعى لاتخاذ إجراء ولا يخشى من المحاولة وبعد تفكير – في حل مشكلة .لديه الحافز والقدرة على شرح وتوضيح صلاحية أفكاره كما أن لديه قدرة الحوار المنطقي ومواجهة النقد الموجهة إليه وإلى الآخرين .