1- الدقة:
من بين المهام الرئيسية لوزارة الخارجية تصميم واقتراح و تنفيذ السياسية الخارجية للدولة، وهو ما يمكن تحقيقه بوجود العناصر التالية في المراسلات الدبلوماسية :
- الموضوعية واكتمال البيانات.
- دقة الحقائق والأرقام.
- الكتابة الصحيحة للأسماء والألقاب.
- اختيار الكلمات والتعابير والصيغ المناسبة.
وينبغي للدبلوماسي في مراسلاته أيضا:
- تجنب الإدلاء بمواقف مبالغ فيها يمكن أن تستغل ضده.
- اثارة الشكوك حول نواياه أو خلق حالة من التضليل والريبة لدى الطرف أو مجموعة الأطراف المعنية بمضمون هذه المراسلات.
- التحقق من البيانات والاحصائيات والإشارات الموضوعية التي تتضمن في المراسلات.
- دقة المعلومات ومنطقيتها.
- يراعى عند كتابة المراسلات الطويلة تبويب فقراتها لضمان استمرارية وتسلسل الأفكار.
2- الإيجاز:
- أن تكون المراسلات بسيطة.
- أن تكون موجزة ومباشرة.
- أن تختص بموضوع واحد قدر المستطاع لضمان أن تكون أكثر فاعلية.
- أن تكون سهلة الفهم لذا يتطلب الأمر اختيار الكلمات والعبارات بعناية.
3- الوضوح:
- أن تكون المراسلات كاملة في حد ذاتها.
- أن تكون مستقلة عن غيرها من الوثائق.
- إن يأخذ معد المراسلة في الإعتبار أن المسؤول الذي سيقرأها رجل لديه العديد من المهام وليس لديه الوقت للانخراط في البلاغة اللفظية، لذا يفضل أن يكون أسلوب المراسلات مباشرا وواضحا وخاليا من الكتابة الأدبية المنمقة.
- إستخدام الأشكال البيانية والمخططات التوضيحية لإيصال الفكرة في التقارير الدبلوماسية إذا لزم الأمر، ولاسيما في التقارير ذات الطبيعة الفنية أو الإحصائية.
- ينبغي أن تتضمن الفقرة الأخيرة من المراسلة أو التقارير خلاصة بالنقاط المهمة المراد التركيز عليها.
4- الاحترام والدماثة:
- يجب أن تكون طريقة التعبير في المراسلات الدبلوماسية دمثة، مفعمة بالمجالات واللياقة اللفظية.
- يجب توخي الحذر في استخدام عبارات المجاملة، التسميات والألقاب والمؤهلات بحيث تكون مناسبة للشخص أو الجهة المخاطبة.
- يجب أن تكون لغة المراسلات مهذبة بصرف النظر عن طبيعة أجواء العلاقات السياسية مع الدول والجهات المخاطبة.