هناك مجموعة من العوامل المهمة التي ينبغي توافرها حتى تنجح أي فعالية في تحقيق أهدافها المحددة لها أثناء التخطيط لعقدها. وتشمل هذه العوامل :
العامل الأول: الإدارة القوية
يجب أن تتم الادارة عبر جهة واحدة، كان تكون لجنة مختصة بإدارة الفعالية، ويكون على راسها شخص حازم لديه من الخبرة في تخصصه ما يؤهله لإدارة الفعالية وضمان نجاحها عبر الإمساك بجميع خيوطها. وينبغي أن يكون هذا الشخص مقبولاً لدى جميع الأطراف لما يتحلّى به من حكمة ومنطقية واعتدال فضلاً عن الاحترام والمحبة. وعلى هذا القائد أن يقود بشكل متوازن حتى ينجح في أداء مهمته.
وإذا توفرت هذه العناصر، يمكن أن نضمن تسييّر الفعالية بطريقة مقبولة ومنظّمة. كما أن عدم الالتفات إلى هذه النقطة يمكن أن يؤدي إلى أن تسير الاجتماعات دون هدف أو تنعطف عن الهدف الذي رسم لها، هذا على أحسن الفروض، والفرض الأسوأ لها أن تتحول الفعالية إلى حالة من الفوضى بسبب تضارب الآراء والرؤى مما يقود إلى انعكاسات سلبية.
وعلى الإدارة - سواء تجسدت في لجنة أو شخص مدير - أن توفّر في نفسها المؤهلات الكافية للسيطرة والتوجيه، فإنها إذا لم تتفهّم ما يجب عليها فعله من فعل أو رد فعل، فإنها ستفقد القدرة على التأثير في الاجتماع بالشكل المطلوب.
وهناك بعض الاقتراحات للوصول إلى إدارة موجهة وقوية:
1- الالتزام بجدول أعمال للمؤتمر أو الندوة (الفعالية) محدّد المراحل وموضوعات البحث، مع تحديد الزمن الكافي لها بعد الاتفاق عليه من قبل الأطراف المشاركة ثم توجيه وقائع الاجتماع وفق هذا الجدول المرسوم وبهذا نكون قد أغلقنا باب الامتعاض من قبل المشاركين حتى لا يعتبروا الاجتماع مضيعة للوقت وللجهود.
2- تشجيع المشاركين في الاجتماع على الإدلاء بآرائهم وطرح أفكارهم ومناقشاتهم والتركيز على الاهتمام في كل حديث أو رأي يطرحه طرف مشترك من حيث الانتباه والزمان والتوضيح والشرح والتعليق، حتى يتاح للجميع الفرص المتوازنة والكافية للتعبير عن آرائهم حتى لا يخرجوا من الاجتماع وهم يشعرون بالانعزال أو الغربة عن الأجواء.
3- ضبط الوقت ومطابقته مع المناقشات والآراء المطروحة في الاجتماع حتى يتوفّر الوقت الكافي للاستماع إلى مختلف الآراء وحتى يتوازن أيضاً الوقت مع الأفكار المطروحة لكي لا يطول الحديث عن نقطة غير ذات أهمية ويقصر في النقاط المهمة، وأيضاً حتى ينتهي الاجتماع وقد فرغ من مناقشة كل النقاط المحددة على الجدول بلا تأجيل أو حذف أو تغيير.
4- تدوين وقائع الاجتماع وتوثيقها، وخصوصاً تدوين ما تمّ الاتفاق عليه من قرارات والنقاط التي كانت مثار جدل بين الأطراف وتسجيل رأي كل طرف وتثبيت مناقشته. فالتسجيل يضمن فوائد عديدة منها، أنه يلغي احتمالات سوء التفاهم أو الأعذار في الاجتماعات القادمة، ويجعل تغيير المواقف والآراء والالتزامات عملية واضحة ومعروفة، فضلاً عن تكريس الأفكار وحفظ التجارب بحيث تكون مرجعاً يستفاد منه في الاجتماعات القادمة.
5- إنهاء الاجتماع بخلاصة ملائمة - أي جامعة لكل ما طرح في الاجتماع من رؤى ومناقشات- ومانعة من دخول الآراء والأفكار التي لا ترتبط بموضوعات الاجتماع وتسجيلها في بيان واضح ودقيق مع تحديد المهام والأشخاص الذين عينوا لإنجازها، على أن يوزّع هذا البيان على الجميع كوسيلة إلزام ومذكرة عمل. وهذا البيان يحال إلى لجنة المتابعة فيما بعد الاجتماع لمواصلة مهمتها بالشكل الأفضل.
6- التوجيه والسيطرة على الاجتماع لضمان فرص التعبير عن الرأي للجميع، حتى لا يخرج البعض بانطباعات سلبية ويتصوّر أن الاجتماع كان ضياعاً للوقت وخسائره أكثر من منافعه.
العامل الثاني: التحضير المسبق
يجب بذل جهد حثيث من أجل التحضير للمؤتمر وتنظيم جدول أعمال يرضي جميع الأطراف المساهمة - وهذا أمر يرتبط بلجنة التحضير أكثر من غيرها - فإن أي فعالية تقام بناء على تحضير مسبق وتنظيم كاف يطّلع عليه المشاركون قبل انعقادها، من الصعب توقع فشلها وذلك للآتي:
1- المشاركون في الفعالية ليسوا قادرين على تحضير أنفسهم في وقت الاجتماع أو قبله بقليل في الغالب، وبناء عليه لن تكون المعلومات المطلوبة والأفكار المراد بحثها في الاجتماع متوافرة لديهم بالقدرة والمستوى الكافيين وهذا من شأنه أن يخلّ بوقائع الاجتماع وموضوعيته وبالتالي نتائجه.
2- عدم وضع جدول زمني لوقائع الاجتماع متطابق مع جدول الأعمال يعني أن الاجتماع ينتهي لأسباب عديدة منها تعب المشاركين، ومنها شعورهم بالملل، أو تركهم للاجتماع لانشغالات أخرى يجدونها أولى وأهم من المشاركة في الاجتماع ومنها توقع الفشل وهذا كاف لدفعهم إلى ترك الاجتماع أو عدم التفاعل معه.
3- عدم التحضير المسبق قد ينتهي أيضاً إلى جرّ الاجتماعات إلى أمور لم يحسب لها حسابها وبالتالي ستؤول النتيجة إلى شعور البعض بالخسارة، وإن كان مثل هذا الاجتماع قد يخقق فائدة لبعض الأطراف التي تعرف كيف تغتنم الفرص وتستثمر الأوقات.
العامل الثالث: التفاعل مع المؤتمر
لعلّ من المساهمات الفعالة في إنجاح المؤتمرات والندوات وكسب نتائج مثمرة منها هو العمل على أن يحضر الأشخاص المعنيون الاجتماع وبمستوى جيد من الاستعداد الذهني والراحة الجسدية، فالحالة النفسية والجسدية تشكل ركيزة أساسية لإعطاء الاجتماع صبغة إيجابية تنعكس على الأجواء.
كما أن الموقف النفسي من المؤتمر يؤدّي دوراً كبيراً في تحديد مركزية الاجتماع وأهميته وبالتالي نتائجه، لذلك ينبغي على اللجان المديرة للاجتماع أن تلحظ الحالات النفسية للأطراف المدعوة ورعايتها رعاية جيدة، إضافة إلى العمل على توفير أكبر قدر ممكن من الراحة، مما ينعكس إيجاباً على نجاح الاجتماع.
وهناك بعض المواقف السلبية التي ينبغي على منظمي الاجتماع ملاحظتها جيداً والعمل على تلافيها وتشمل:
1- عدم سعي المشاركين للحضور بأنفسهم وإرسال بدلاء عنهم لحضور جلسات الاجتماع .
2- عدم التحضير للمؤتمر كما ينبغي أو عدم إحضار المذكرات أو المهمات المطلوبة.
3- إشغال المشارك لنفسه ببعض الأعمال التي من شأنها أن تعيق عمل المؤتمر مثل التحدث بواسطة الهاتف الجوال أو مطالعة صحيفة أو كتابة رسالة أو التحدث مع بعض الزملاء. وأحياناً يجد البعض من وقائع الاجتماع ومناقشاته مجالاً مناسباً للسخرية والضحك أو صرف الحديث الموضوعي المركز إلى أمور جانبية لا تمس صلب الموضوع أو ترتبط في أمور لا ربط لها في حديث الاجتماع.
4- الوصول متأخراً إلى المؤتمر أو البقاء لفترة فيه ثم الخروج منه قد يكشف أن الاجتماع لم يكن موضع اهتمام كامل والنتيجة أنه سيكون أقل نفعاً وفائدة.
العامل الرابع: دور المكان
للمكان دوره أيضاً فبعض الأشخاص قد يشعر بصعوبة كبيرة في الاستمرار في المؤتمر أو المساهمة الفاعلة فيه إذا لم يكن مكان الاجتماع مريحاً وجيداً. فالمكان ينعكس كثيراً على نفوس المقيمين فيه إيجاباً وسلباً خصوصاً وأن بعض الأشخاص قد تكون لهم حساسية روحية أو عاطفية شديدة، كما أن البعض منهم قد ترهقه الأعمال والمسؤوليات بما لا يجد لنفسه فرصة للراحة، فإذا شارك في اجتماعات مكثّفة ومركّزة فإن ذلك سيرهقه فكرياً وجــسدياً الأمر الذي يعطّل مساهماته الفعالة وإن كان مقتنعاً بضرورة الاجتماع وأهميته.
لذلك فعلى اللجان المعدة للمؤتمر أن تعد أماكن صالحة ومريحة للاجتماعات الطويلة والمكثفة حتى تضمن اهتماماً أكبر من المشاركين بموضوعات الاجتماع.
أسباب القصور في تنظيم أي مؤتمر
- عدم اختيار المكان المناسب لانعقاده وضعف الترويج له.
- غياب أي برامج ترفيهية على هامش المؤتمر، لنقص في علاقات تلك الجهات المنظمة سواء برجال الأعمال ليتولوا مسئولية رعاية المؤتمر ماديا، أو بوسائل الإعلام للترويج للمؤتمر قبل وأثناء وبعد انعقاده.
- بعض الشركات تدعي أنها متخصصة في تنظيم المؤتمرات مع أنها أبعد ما يكون عن ذلك. فشركات تنظيم المؤتمرات ينبغي أن يكون لها مقومات تميزها، كما أن العاملين بها ينبغي أن يتصفوا ببعض المواصفات.
العامل الأول: الإدارة القوية
يجب أن تتم الادارة عبر جهة واحدة، كان تكون لجنة مختصة بإدارة الفعالية، ويكون على راسها شخص حازم لديه من الخبرة في تخصصه ما يؤهله لإدارة الفعالية وضمان نجاحها عبر الإمساك بجميع خيوطها. وينبغي أن يكون هذا الشخص مقبولاً لدى جميع الأطراف لما يتحلّى به من حكمة ومنطقية واعتدال فضلاً عن الاحترام والمحبة. وعلى هذا القائد أن يقود بشكل متوازن حتى ينجح في أداء مهمته.
وإذا توفرت هذه العناصر، يمكن أن نضمن تسييّر الفعالية بطريقة مقبولة ومنظّمة. كما أن عدم الالتفات إلى هذه النقطة يمكن أن يؤدي إلى أن تسير الاجتماعات دون هدف أو تنعطف عن الهدف الذي رسم لها، هذا على أحسن الفروض، والفرض الأسوأ لها أن تتحول الفعالية إلى حالة من الفوضى بسبب تضارب الآراء والرؤى مما يقود إلى انعكاسات سلبية.
وعلى الإدارة - سواء تجسدت في لجنة أو شخص مدير - أن توفّر في نفسها المؤهلات الكافية للسيطرة والتوجيه، فإنها إذا لم تتفهّم ما يجب عليها فعله من فعل أو رد فعل، فإنها ستفقد القدرة على التأثير في الاجتماع بالشكل المطلوب.
وهناك بعض الاقتراحات للوصول إلى إدارة موجهة وقوية:
1- الالتزام بجدول أعمال للمؤتمر أو الندوة (الفعالية) محدّد المراحل وموضوعات البحث، مع تحديد الزمن الكافي لها بعد الاتفاق عليه من قبل الأطراف المشاركة ثم توجيه وقائع الاجتماع وفق هذا الجدول المرسوم وبهذا نكون قد أغلقنا باب الامتعاض من قبل المشاركين حتى لا يعتبروا الاجتماع مضيعة للوقت وللجهود.
2- تشجيع المشاركين في الاجتماع على الإدلاء بآرائهم وطرح أفكارهم ومناقشاتهم والتركيز على الاهتمام في كل حديث أو رأي يطرحه طرف مشترك من حيث الانتباه والزمان والتوضيح والشرح والتعليق، حتى يتاح للجميع الفرص المتوازنة والكافية للتعبير عن آرائهم حتى لا يخرجوا من الاجتماع وهم يشعرون بالانعزال أو الغربة عن الأجواء.
3- ضبط الوقت ومطابقته مع المناقشات والآراء المطروحة في الاجتماع حتى يتوفّر الوقت الكافي للاستماع إلى مختلف الآراء وحتى يتوازن أيضاً الوقت مع الأفكار المطروحة لكي لا يطول الحديث عن نقطة غير ذات أهمية ويقصر في النقاط المهمة، وأيضاً حتى ينتهي الاجتماع وقد فرغ من مناقشة كل النقاط المحددة على الجدول بلا تأجيل أو حذف أو تغيير.
4- تدوين وقائع الاجتماع وتوثيقها، وخصوصاً تدوين ما تمّ الاتفاق عليه من قرارات والنقاط التي كانت مثار جدل بين الأطراف وتسجيل رأي كل طرف وتثبيت مناقشته. فالتسجيل يضمن فوائد عديدة منها، أنه يلغي احتمالات سوء التفاهم أو الأعذار في الاجتماعات القادمة، ويجعل تغيير المواقف والآراء والالتزامات عملية واضحة ومعروفة، فضلاً عن تكريس الأفكار وحفظ التجارب بحيث تكون مرجعاً يستفاد منه في الاجتماعات القادمة.
5- إنهاء الاجتماع بخلاصة ملائمة - أي جامعة لكل ما طرح في الاجتماع من رؤى ومناقشات- ومانعة من دخول الآراء والأفكار التي لا ترتبط بموضوعات الاجتماع وتسجيلها في بيان واضح ودقيق مع تحديد المهام والأشخاص الذين عينوا لإنجازها، على أن يوزّع هذا البيان على الجميع كوسيلة إلزام ومذكرة عمل. وهذا البيان يحال إلى لجنة المتابعة فيما بعد الاجتماع لمواصلة مهمتها بالشكل الأفضل.
6- التوجيه والسيطرة على الاجتماع لضمان فرص التعبير عن الرأي للجميع، حتى لا يخرج البعض بانطباعات سلبية ويتصوّر أن الاجتماع كان ضياعاً للوقت وخسائره أكثر من منافعه.
العامل الثاني: التحضير المسبق
يجب بذل جهد حثيث من أجل التحضير للمؤتمر وتنظيم جدول أعمال يرضي جميع الأطراف المساهمة - وهذا أمر يرتبط بلجنة التحضير أكثر من غيرها - فإن أي فعالية تقام بناء على تحضير مسبق وتنظيم كاف يطّلع عليه المشاركون قبل انعقادها، من الصعب توقع فشلها وذلك للآتي:
1- المشاركون في الفعالية ليسوا قادرين على تحضير أنفسهم في وقت الاجتماع أو قبله بقليل في الغالب، وبناء عليه لن تكون المعلومات المطلوبة والأفكار المراد بحثها في الاجتماع متوافرة لديهم بالقدرة والمستوى الكافيين وهذا من شأنه أن يخلّ بوقائع الاجتماع وموضوعيته وبالتالي نتائجه.
2- عدم وضع جدول زمني لوقائع الاجتماع متطابق مع جدول الأعمال يعني أن الاجتماع ينتهي لأسباب عديدة منها تعب المشاركين، ومنها شعورهم بالملل، أو تركهم للاجتماع لانشغالات أخرى يجدونها أولى وأهم من المشاركة في الاجتماع ومنها توقع الفشل وهذا كاف لدفعهم إلى ترك الاجتماع أو عدم التفاعل معه.
3- عدم التحضير المسبق قد ينتهي أيضاً إلى جرّ الاجتماعات إلى أمور لم يحسب لها حسابها وبالتالي ستؤول النتيجة إلى شعور البعض بالخسارة، وإن كان مثل هذا الاجتماع قد يخقق فائدة لبعض الأطراف التي تعرف كيف تغتنم الفرص وتستثمر الأوقات.
العامل الثالث: التفاعل مع المؤتمر
لعلّ من المساهمات الفعالة في إنجاح المؤتمرات والندوات وكسب نتائج مثمرة منها هو العمل على أن يحضر الأشخاص المعنيون الاجتماع وبمستوى جيد من الاستعداد الذهني والراحة الجسدية، فالحالة النفسية والجسدية تشكل ركيزة أساسية لإعطاء الاجتماع صبغة إيجابية تنعكس على الأجواء.
كما أن الموقف النفسي من المؤتمر يؤدّي دوراً كبيراً في تحديد مركزية الاجتماع وأهميته وبالتالي نتائجه، لذلك ينبغي على اللجان المديرة للاجتماع أن تلحظ الحالات النفسية للأطراف المدعوة ورعايتها رعاية جيدة، إضافة إلى العمل على توفير أكبر قدر ممكن من الراحة، مما ينعكس إيجاباً على نجاح الاجتماع.
وهناك بعض المواقف السلبية التي ينبغي على منظمي الاجتماع ملاحظتها جيداً والعمل على تلافيها وتشمل:
1- عدم سعي المشاركين للحضور بأنفسهم وإرسال بدلاء عنهم لحضور جلسات الاجتماع .
2- عدم التحضير للمؤتمر كما ينبغي أو عدم إحضار المذكرات أو المهمات المطلوبة.
3- إشغال المشارك لنفسه ببعض الأعمال التي من شأنها أن تعيق عمل المؤتمر مثل التحدث بواسطة الهاتف الجوال أو مطالعة صحيفة أو كتابة رسالة أو التحدث مع بعض الزملاء. وأحياناً يجد البعض من وقائع الاجتماع ومناقشاته مجالاً مناسباً للسخرية والضحك أو صرف الحديث الموضوعي المركز إلى أمور جانبية لا تمس صلب الموضوع أو ترتبط في أمور لا ربط لها في حديث الاجتماع.
4- الوصول متأخراً إلى المؤتمر أو البقاء لفترة فيه ثم الخروج منه قد يكشف أن الاجتماع لم يكن موضع اهتمام كامل والنتيجة أنه سيكون أقل نفعاً وفائدة.
العامل الرابع: دور المكان
للمكان دوره أيضاً فبعض الأشخاص قد يشعر بصعوبة كبيرة في الاستمرار في المؤتمر أو المساهمة الفاعلة فيه إذا لم يكن مكان الاجتماع مريحاً وجيداً. فالمكان ينعكس كثيراً على نفوس المقيمين فيه إيجاباً وسلباً خصوصاً وأن بعض الأشخاص قد تكون لهم حساسية روحية أو عاطفية شديدة، كما أن البعض منهم قد ترهقه الأعمال والمسؤوليات بما لا يجد لنفسه فرصة للراحة، فإذا شارك في اجتماعات مكثّفة ومركّزة فإن ذلك سيرهقه فكرياً وجــسدياً الأمر الذي يعطّل مساهماته الفعالة وإن كان مقتنعاً بضرورة الاجتماع وأهميته.
لذلك فعلى اللجان المعدة للمؤتمر أن تعد أماكن صالحة ومريحة للاجتماعات الطويلة والمكثفة حتى تضمن اهتماماً أكبر من المشاركين بموضوعات الاجتماع.
أسباب القصور في تنظيم أي مؤتمر
- عدم اختيار المكان المناسب لانعقاده وضعف الترويج له.
- غياب أي برامج ترفيهية على هامش المؤتمر، لنقص في علاقات تلك الجهات المنظمة سواء برجال الأعمال ليتولوا مسئولية رعاية المؤتمر ماديا، أو بوسائل الإعلام للترويج للمؤتمر قبل وأثناء وبعد انعقاده.
- بعض الشركات تدعي أنها متخصصة في تنظيم المؤتمرات مع أنها أبعد ما يكون عن ذلك. فشركات تنظيم المؤتمرات ينبغي أن يكون لها مقومات تميزها، كما أن العاملين بها ينبغي أن يتصفوا ببعض المواصفات.
التسميات :
علاقات دولية